Découvrez comment une agence spécialisée en secrétariat médical peut améliorer l’efficacité de votre cabinet et optimiser votre temps !
Les centres médicaux ont tous besoin d’un bon secrétariat médical. De la gestion des agendas à la prise en charge des patients en passant par l’accueil, tout est généralement supervisé par le secrétaire de l’établissement de santé.
Néanmoins, ce poste peut être assuré par une agence de secrétariat médical dans le but d’atteindre de meilleures performances. Découvrez ici tout l’intérêt de recourir à ces services !
Sommaire
Un système d’accueil des patients redynamisé
Habituellement, les services de secrétariat se chargent aussi de l’accueil. Dans le secteur médical, ce rôle est d’autant plus important en raison des patients qui attendent souvent d’être reçu. Le secrétaire médical est ainsi la personne qu’ils rencontrent en premier.
Avec la grande exigence en santé, ce professionnel doit notamment laisser une bonne impression aux patients qui viennent en consultation. En proposant un bon service de secrétariat à l’accueil, la fidélisation de la patientèle se fait au quotidien et cela a traditionnellement d’excellentes retombées.
L’une des options les plus en vogue aujourd’hui est le recours aux agences de télésecrétariat médical. Vous pourrez en savoir plus sur une entreprise qualifiée et expérimentée dans ce service. En adoptant un tel spécialiste, vous vous assurez un service d’accueil plus dynamique.
Les secrétaires qui y travaillent sont en effet bien formées et instruites sur la notion de temps. Ils proposent un temps d’attente réduit et savent reconnaître les dossiers les plus urgents. Par ailleurs, il y a toujours une secrétaire de l’agence disponible pour la gestion de l’accueil.
De plus, tout se fait par appel téléphonique. Ainsi, même pendant les heures de fermeture du centre médical, les patients peuvent être écoutés ou ils peuvent tout simplement prendre rendez-vous. L’accueil au téléphone est jovial, sans stress et sans pression.
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Une gestion fluide des activités
Dans un centre ou cabinet médical, le secrétaire médical s’occupe des rendez-vous, mais aussi des agendas de consultation. Un télésecrétariat médical approprié peut également compléter un secrétariat interne pour mieux organiser son planning.
Cette option permet ainsi de mieux se concentrer sur sa réelle activité. Le bon service de secrétariat simplifie la vie en rendant fluide l’activité du praticien. Les agents des services de secrétariat médical à distance effectuent aussi les tâches de secrétariat conventionnel.
Entre autres, ils s’occupent de la comptabilité, procèdent aux encaissements et à l’enregistrement de la carte vitale. Parfois, le lancement de commandes des matériels et la gestion des stocks sont inclus dans leurs missions.
Une meilleure image de votre centre médical
Certains services de secrétariat médical encore proposent des technologies et logiciels de pointe. Ils permettent de mieux gérer les tâches bureautiques et administratives pour un meilleur fonctionnement du cabinet. Chaque dossier médical est saisi et suivi de près.
Les outils informatiques s’occupent ensuite de classer les dossiers des patients de façon fluide. Tous les appels et toutes les plaintes sont ainsi pris en compte.
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Les autres caractéristiques d’un bon service de secrétariat médical
En dehors des principaux rôles d’un secrétaire médical, il y a d’autres avantages à adopter un service à distance. Ils peuvent en effet fortement diversifier leur domaine d’action.
La discrétion
Comme le médecin, les agences de secrétariat sont soumises au secret professionnel. Elles font donc preuve de discrétion pour assurer un secrétariat de qualité. Les membres de ces services doivent notamment respecter les politiques de confidentialité et la déontologie de l’établissement de santé.
Une adaptation à toute épreuve
Un médecin urgentiste ne travaille pas de la même manière que les autres. Les services de secrétariat médical à distance ont une grande capacité d’adaptation. Lorsqu’il y a des rendez-vous vacants par exemple, ils ajustent l’agenda du professionnel en fonction de ses exigences.
Les sociétés de télésecrétariat médical s’adressent à une variété de professionnels de la santé. Elles sont adaptées aussi bien au médecin généraliste qu’au spécialiste. Que vous soyez chirurgien, dermatologue ou cardiologue, la collaboration est toujours envisageable.
Économiser du temps et de l’argent
Il y a souvent des contraintes à embaucher du personnel dans un cabinet médical. Il faut faire des annonces, organiser des entretiens et trouver le profil idéal. Des charges sociales s’ajoutent également au poste de secrétariat.
Avec les agences de secrétariat médical, les appels médicaux peuvent être externalisés. Ils sont gérés depuis le centre téléphonique du service à distance et ceci limite de nombreuses dépenses. Les centres hospitaliers peuvent alors totalement se consacrer à soigner les patients.